Compliance: meer dan hygiëne
Jan Droogsma is werkzaam als Compliance Officer bij de Auditdienst Rijk. Het Compliance Office vervult een belangrijke rol in het stelsel van kwaliteitsbeheersing bij de Auditdienst Rijk en is hoofdzakelijk verantwoordelijk voor het bewaken van de naleving van dit stelsel. Jan vertelt wat dit precies inhoudt, het belang van deze functie voor ons als organisatie en voor de Rijksoverheid als geheel.
‘Ons stelsel van kwaliteitsbeheersing is gericht op het naleven van onze professionele beroepsstandaarden.’
Kwaliteit en tijdigheid van onze dienstverlening
'Ons stelsel van kwaliteitsbeheersing is gericht op het naleven van onze professionele beroepsstandaarden. Dit zijn de standaarden van de accountants (de NBA), de IT-auditors (NOREA) en de internal auditors (IIA). Deze standaarden hebben betrekking op ons gedrag, zoals professionaliteit, zorgvuldigheid, deskundigheid, onafhankelijkheid en objectiviteit en op de wijze waarop we onze controles en andere onderzoeken uitvoeren. De toepassing van deze standaarden waarborgen de kwaliteit en tijdigheid van onze dienstverlening. De kwaliteit van onze dienstverlening heeft een directe relatie met de toegevoegde waarde van onze dienstverlening voor onze opdrachtgevers.
Op basis van deze standaarden focussen we ons bij onze onderzoeken op de risico’s van onze opdrachtgevers, onderzoeken wij de mate waarin zij op de onderzochte onderdelen aan de eisen voldoen en controleren wij de getrouwheid van informatie en de rechtmatigheid van de financieel gerelateerde beheershandelingen. Deze controles vormen een belangrijke schakel in de communicatie tussen de Staten-Generaal, het Kabinet en de ministeries.
Onafhankelijkheid medewerkers
Reguliere werkzaamheden van het Compliance Office zijn het toetsen van de onafhankelijkheid van de medewerkers van de Auditdienst Rijk ten opzichte van de controleopdrachten en de andere onderzoeken, het naleven van de verplichtingen voor de permanente educatie en de termijn van betrokkenheid van de medewerkers bij onze opdrachten. Als deze termijn te lang is volgens de beroepsstandaarden, dan moeten deze medewerkers worden ingezet op andere opdrachten of moeten er maatregelen worden getroffen om het risico op een gebrek aan objectiviteit te beperken.
‘Wij richten ons op de risico’s van de kwaliteit en tijdigheid van onze externe dienstverlening.’
Dynamiseren controles om tijdsdruk te beperken
Naast de reguliere onderzoeken voert het Compliance Office continue en specifieke monitoringsactiviteiten uit. Wij richten ons hierbij op de risico’s van de kwaliteit en tijdigheid van onze externe dienstverlening. Een van die risico’s is dat er veel tijdsdruk ontstaat tegen het eind van de opdrachten, met name bij onze controles van de jaarrekeningen van de ministeries en agentschappen. Dit verhoogt de foutgevoeligheid en de kans op vertragingen. Op basis hiervan heeft de leiding van de Auditdienst Rijk begin 2023 een aantal deadlines vastgesteld in het proces voor onze jaarrekeningcontroles om zo controlewerkzaamheden naar voren te halen. Het zogenaamde dynamiseren van deze controles en daarmee de tijdsdruk tegen het eind van de opdrachten te beperken.
Gedurende het controlejaar 2023 hebben we de realisatie van deze deadlines gemonitord. Veelal werden de interne tussentijdse deadlines niet gehaald. Hoewel er wel een verbetering is opgetreden in het realiseren van onze deadline van 15 maart 2024 van onze controles van de departementale jaarrekeningen. Hier ligt dus nog een belangrijk verbeterpunt. Daarom zijn er voor 2024 weer interne tussentijdse deadlines gesteld en gaan wij de realisatie monitoren om zo steeds meer dynamisering in de controles te realiseren.
Monitoren op risicoanalyse, planning, specifieke standaarden en projectmanagement
Daarnaast hebben we themaonderzoeken uitgevoerd op specifieke onderdelen die van bijzonder belang zijn voor de kwaliteit en tijdigheid van onze onderzoeken zoals de risicoanalyses, de planning van de opdrachten, de toepassing van een aantal specifieke standaarden en het projectmanagement. Hieruit kwamen ook belangrijke verbeterpunten naar voren.
Periodiek bespreken wij de uitkomsten van deze monitoringactiviteiten met de leiding en het management die naar aanleiding daarvan besluit om al dan niet verbeteracties te ondernemen. Verbeteracties zijn onder meer de verdere implementatie van onze Strategische Auditagenda, de vaststelling van de ’Aanpak en mijlpalen wettelijke taak 2024‘ en een aantal aanpassingen in ons ’Handboek Auditing Rijksoverheid’.
‘Jaarlijks voeren wij een toets uit op de naleving van het kwaliteitsstelsel met een interne kwaliteitstoetsing.’
Interne en externe kwaliteitstoetsing
Naast de risicogerichte toetsing voeren wij jaarlijks een toets uit op de naleving van het kwaliteitsstelsel met een interne kwaliteitstoetsing. De uitkomsten hiervan worden besproken met de leiding van de Auditdienst Rijk als onderdeel van de evaluatie van het kwaliteitsstelstel. Indien gewenst besluit de leiding tot aanpassingen van het stelstel, dan wel verduidelijking van het stelstel naar de medewerkers. Eens in de vier jaar wordt de werking van ons kwaliteitsstelsel extern getoetst namens de drie beroepsgroepen.
Uitdagingen
Belangrijke uitdagingen naar aanleiding van onze monitoring activiteiten en ambities zijn de verdere dynamisering van de controles, de kwaliteit van de risicoanalyses die de basis vormen voor onze onderzoeken, het projectmanagement en de verdere implementatie van de lerende en de verbeteringsgerichte cultuur. Daarnaast moeten we in 2024 de nieuwe beroepsstandaarden van de IIA en de nieuwe kwaliteitsstandaarden van de NBA en NOREA implementeren.'